Să răspunzi la e-mailuri durează atât de mult! Așa că vă prezentăm azi câteva tactici de economisire a timpului, care funcționează cu adevărat.
Dacă sunteți utilizatori de Gmail, este ușor să vă pierdeți în labirintul de funcții. Dar vă ajutăm noi să le descoperiți!
1. Configurați ”șabloane”
Trimiteți o mulțime de e-mailuri cu aceleași informații de bază? Puteți crea cu ușurință un șablon în Gmail pentru a vă economisi timp prețios.
Accesați Setări (pictograma roată) > Vedeți toate setările > Avansate. Derulați în jos la secțiunea marcată Șabloane și faceți clic pe cercul marcat Activare.
Acum puteți crea până la 50 de șabloane unice. Pentru a crea un șablon, faceți clic pe Compune, apoi scrieți e-mailul, inclusiv linia de subiect. Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta jos, apoi pe Șabloane. Alegeți Salvare schiță ca șablon.
Pentru a insera un șablon pe care l-ați creat, începeți o nouă schiță de e-mail. Din nou, faceți clic pe meniul cu trei puncte > Șabloane > și inserați unul dintre șabloanele dvs.
2. Creați și gestionați etichete
Ești o persoană super-organizată? Probabil știi deja că Gmail folosește etichete, nu dosare, pentru a vă sorta e-mailurile. După ce ați creat o etichetă, o puteți căuta în bara de căutare și puteți găsi e-mailuri sub numele etichetei. Puteți atribui mai multe etichete unui e-mail, de asemenea, pentru o referință încrucișată ușoară.
Pentru a eticheta un anumit e-mail:
• Deschideți e-mailul, apoi faceți clic pe pictograma Etichetă de sub câmpul căutare. Arată ca o etichetă mică.
Pentru a crea o etichetă din Mesaje primite:
• Faceți clic pe butonul Setări > Vedeți toate setările > Etichete.
• De aici, puteți afișa, ascunde, elimina și adăuga etichete.
• Notă: eliminarea unei etichete nu va avea niciun impact asupra e-mailurilor dvs., așa că nu ezitați să ajustați după cum credeți de cuviință.
3. Adăugați o imagine elegantă la semnătura dvs.
Pe lângă texte precum numele și informațiile dvs. de contact, puteți adăuga și imagini la semnătura dvs. Gmail. Dacă aveți o siglă, o fotografie, o semnătură sau altceva de partajat, adăugați-o la semnătura de e-mail pentru a fi trimisă automat cu fiecare mesaj.
Pentru a adăuga o imagine la semnătura dvs.:
Faceți clic pe butonul Setări > Vedeți toate setările.
În fila General, derulați în jos la Semnătură.
Faceți clic pe butonul care spune Creare nou, apoi creați-vă semnătura personalizată.
Faceți clic pe pictograma imagine pentru a încărca sau trage o imagine în semnătura dvs. de e-mail.
4. Anulați trimiterea mesajelor
Nu intrați în panică dacă ați trimis un e-mail pe care îl regretați sau care conținea o greșeală sau o eroare. Gmail vă oferă posibilitatea de a anula complet mesajele, dar trebuie să configurați această funcție în avans.
Pentru a activa Anulați trimiterea:
• Faceți clic pe pictograma roată Setări > Vedeți toate setările.
• Lângă Anulare trimitere, selectați o perioadă de anulare a trimiterii de 5, 10, 20 sau 30 de secunde. Recomand 30 de secunde, așa că vei avea cât mai mult timp să te decizi.
Acum, după ce ați trimis un mesaj, în colțul din stânga jos, veți vedea „Mesaj trimis” și opțiunea „Anulați” sau „Vizualizați mesajul”. Pentru a anula trimiterea, faceți clic pe Anulați.
5. Găsiți cu ușurință e-mailurile necitite
Cu atât de multe e-mailuri care sosesc, mesajele se pot strecura prin fisuri. Dacă aveți mai multe etichete sau o configurație complicată a căsuței primite, este și mai greu să urmăriți fiecare corespondență.
Pentru a găsi e-mailuri necitite, accesați bara de căutare din partea de sus a contului dvs. Gmail. Tastați „necitit” în câmpul de căutare și vor apărea toate mesajele necitite.
6. Programează e-mailuri
Programarea e-mailurilor vă permite să compuneți mesaje în timpul liber și în ritmul dvs. Dacă lucrați după orele de lucru și doriți să vă salvați răspunsul pentru dimineața, acesta este o modalitate ușoară de a face acest lucru.
• Pentru a programa un e-mail, compuneți mesajul ca de obicei. Apoi, în loc să faceți clic pe butonul albastru Trimitere, faceți clic pe săgeata de lângă acesta.
• Faceți clic pe Programare trimitere, apoi alegeți una dintre zilele și orele sugerate sau selectați-vă pe ale dvs.
7. Organizează-te
Dacă doriți să vă mențineți e-mailurile și sarcinile sincronizate, încercați generatorul de liste încorporat în Gmail.
Puteți crea o listă de activități, puteți organiza sarcini și puteți bifa elemente odată ce acestea sunt îndeplinite.
Veți găsi pictograma Sarcini în panoul de control din extrema dreapta. Dacă nu îl vedeți, faceți clic pe săgeata mică din colțul din dreapta jos al ferestrei pentru a deschide panoul. Faceți clic pe pictograma Sarcini, care arată ca un cerc albastru cu o bifă albă și galbenă.
De aici, puteți adăuga și marca cu ușurință sarcinile dvs. de făcut.
Toate bâzâitele și bipurile din căsuța de e-mail te împing pe perete? Atingeți sau faceți clic pentru a opri definitiv notificările enervante.
8. Găsește aspectul perfect
Gmail oferă mai multe aspecte diferite pe care le puteți utiliza și care schimbă prioritatea mesajelor pe care le vedeți. Dacă preferați să vedeți mai întâi doar mesajele cele mai urgente, este posibil să doriți să vă ajustați aspectul. Iată cum:
• Faceți clic pe butonul Setări. Puteți selecta un nou aspect din acest meniu de setări rapide.
• Alegeți densitatea preferată (câte e-mailuri se afișează simultan), tipul căsuței primite, sau vizualizarea panoului de citire.
• Fiecare dintre acestea va afișa e-mailurile dumneavoastră într-o ordine diferită decât data și ora. Și dacă te-ai săturat de un anumit aspect, poți oricând să urmezi aceiași pași pentru a-l schimba înapoi.
Aveți nevoie de ajutor pentru setarea emailului sau alte probleme din sfera IT? Dă-ne un email și hai să găsim cea mai bună soluție!
