Externalizarea serviciilor IT, cunoscută și sub denumirea Outsourcing IT, își are începuturile în anii ’80 și reprezintă un fenomen ce s-a dezvoltat concomitent cu domeniul în sine.
Experiența externalizării IT presupune transferul a tot ceea ce ține de tehnologia informației, de la un angajat sau un departament propriu către o entitate nouă, din afara organizației. Contractarea unui partener în vederea externalizării serviciilor IT înseamnă preluarea de către acesta a unui set complex de atribuții. În funcție de nevoile companiei care apelează la externalizarea serviciilor IT, pachetul ales poate să acopere aspecte precum:
Configurarea și mentenanța calculatoarelor folosite în cadrul firmei
Configurarea și mentenanța serverelor aferente
Intervenții și reparații curente sau urgente asupra infrastructurii IT a firmei
Securitatea rețelei IT, prin configurarea routerelor, a firewall-ului, a programelor antivirus
Realizarea backup-ului datelor companiei și intervenția în caz de incidente IT care implică recuperarea de date
Asigurarea serviciilor de suport pentru angajații din companie care utilizează calculatorul și echipamente periferice specifice în activitatea lor (imprimante, scannere, videoproiectoare, dispozitive multimedia)
Gestionarea domeniului firmei, a adreselor de e-mail, instalarea diverselor aplicații, a softurilor de gestiune etc.
Servicii de găzduire și/sau promovare a site-ului companiei
Dezvoltarea și/sau modernizarea unor soluții software personalizate
Consultanță în achizitii IT necesare modernizării
La origine, obiectivul principal vizat de externalizarea serviciilor IT a fost reducerea
costurilor, pornind de la premisa că a construi un departament IT propriu într-o companie presupune mobilizarea prea multor resurse, în special în cazul unei afaceri noi, când gestionarea coerentă a investițiilor este esențială. Cu timpul, pe măsură ce domeniul a luat amploare, beneficiarii serviciilor de externalizare IT au constatat și alte avantaje ale acestei abordări. În momentul de față, se poate vorbi de următoarele efecte garantate ale unei experiențe reușite de externalizare IT:
Reducerea costurilor și stimularea câștigurilor
Creșterea productivității și a ritmului de dezvoltare a afacerii
Asigurarea intervenției și consultanței înalt specializate
Să privim îndeaproape fiecare dintre aspectele menționate.
1. Reducerea costurilor și stimularea câștigurilor reprezintă un prim efect important
obținut de pe urma externalizării serviciilor IT. Cele mai categorice statistici în acest sens indică o reducere cu până la 80% a costurilor dedicate dimensiunii IT a unei companii prin intermediul administrării de către o entitate externă. Această reducere vine din eliminarea costurilor cu personalul, costuri lunare și anuale care ating un nivel ridicat pentru sectorul vizat. Astfel, se rezolvă și unele dificultăți inerente dinamicii personalului (un angajat al departamentului IT propriu poate să nu asigure disponibilitate permanentă, poate solicita concedii, poate fi depășit de volumul de muncă sau de complexitatea solicitărilor, iar în cel mai rău caz poate să demisioneze fără a facilita o tranziție corespunzătoare a atribuțiilor).
Și mai relevant este mecanismul de stimulare a câștigurilor pe care îl antrenează externalizarea serviciilor IT. Atunci când o firmă beneficiază de suportul unei echipe dedicate și concentrate exclusiv asupra componentei IT a afacerii tale, echipa respectivă este capabilă să îți deschidă calea către schimbări oportune în procesul de evoluție. Prin expertiza de care dispune, partenerul tău IT ar putea să te ajute să descoperi eventuale zone de creștere ale business-ului tău, mai repede decât ai putea să o faci pe cont propriu, fără viziunea unui specialist IT pe deplin conștient de potențialul uriaș al tehnologiei.
2. Creșterea productivității și a ritmului de dezvoltare a afacerii constituie un alt efect
incontestabil al externalizării serviciilor IT, vizibil atât în cazul firmelor mici, cât și în cazul unor companii cu un loc deja consolidat pe piață. Să știi că te poți baza pe sprijin avizat într-un cadru contractual clar este ceva ce se reflectă în managementul timpului la nivelul întregii firme și conferă o anumită stare de confort interior care lasă loc altor preocupări legate de dezvoltarea activității.
Cu cât activitatea unei firme se extinde și se diversifică, echipamentele și tehnologiile de ultimă generație devin o necesitate. De altfel, orice business care își dorește să crească are nevoie de soluții tehnice flexibile și personalizate. Deseori, aceste nevoi nu pot fi acoperite prin resurse proprii, depășind puterea de înțelegere a angajaților proprii, specializați în industria în care activează firma lor și care au competențe limitate în sfera IT. Este momentul în care un furnizor de servicii de externalizare IT poate fi cea mai buna soluție. Acesta va prelua întreaga listă de atribuții specifice, degrevând alți angajati de responsabilitățile tehnice și permițându-le să se concentreze într-un mod mai eficient asupra altor proiecte și oportunități ale firmei.
3. Asigurarea intervenției și consultanței înalt specializate constituie unul dintre factorii
principali care determină o companie să apeleze la externalizarea serviciilor IT. Acest lucru se justifică prin faptul că a avea angajați IT proprii bine pregătiți, talentați și experimentați este o provocare greu de atins pentru firmele al căror obiect de activitate nu are legătură propriu-zisă cu domeniul IT. Cu siguranță aceștia există, dar este o realitate bine cunoscută că astfel de angajați sunt scumpi, sunt greu de atras, de motivat și de păstrat.
De aceea, varianta externalizării serviciilor IT este o modalitate prin care, în prezent, orice companie, indiferent de domeniul în care activează, poate să beneficieze de intervenții punctuale și de consultanță IT din partea unei echipe cu competențe profesionale superioare. Acesta nu este un simplu moft, ci exprimă necesitatea adaptării cât mai rapide la exigențele societății moderne, în care avansul tehnologic pune presiune, într-un fel sau altul, pe fiecare business.
Așadar, externalizarea serviciilor IT presupune demersuri variate cu impact asupra componentelor de hardware, software, angajați și procese din interiorul unei companii. Dacă te gândești să apelezi la un partener care să preia serviciile IT ale afacerii tale, fii conștient că, printr-o asemenea decizie, pregătești terenul pentru următoarele efecte pe termen lung: vei reduce costurile, vei stimula noi oportunități de câștig, vei crește productivitatea echipei tale odată ce o vei degreva de sarcinile tehnice prea complicate, vei accelera ritmul de dezvoltare a afacerii câștigând timp prețios pentru a inova, îți vei asigura intervenția și consultanța de care ai nevoie la standarde corespunzătoare, fără improvizații și rezolvări de moment ale unor probleme cu impact direct asupra bunului mers al activității tale.
WeMakeITeasy este echipa de specialiști IT care te poate ajuta să ai și tu o experiență reușită de externalizare a serviciilor IT.